L'utilità di una Piattaforma Intranet deve essere ricercata in una serie di considerazioni legate allo stile organizzativo aziendale.
Molto spesso i Dirigenti non conoscono quello che effettivamente accade all'interno delle mura aziendali.
Passare ad un approccio basato su un modello “social network” per la gestione della INTRANET e quindi della conoscenza e della Comunicazione interna e dei Progetti, possa permettere al Management Aziendale di avere una visione complessiva e aggiornata in maniera molto più semplice rispetto alle tradizionali modalità di gestione dei processi interni.
Dalla nostra esperienza emerge come sia disallineata e spesso mal strutturata la "Conoscenza Aziendale": i Responsabili conoscono i processi legati alla propria attività ma senza una visione “aziendale”, i Tecnici ne conoscono altri, solo i Responsabili dei punti informativi gestiscono ad esempio il contatto diretto con i Clienti, il Marketing solo le azioni mailing, ecc.
Grazie ad una Piattaforma di Intranet unificata, tutte queste conoscenze possono essere riunite e integrate a quelle già organizzate (database, working lists, agende, applicazioni CRM, ecc.).
Utilizzare una INTRANET in quest'ottica è un modo per meglio gestire l'Organizzazione interna, imparare a conoscere meglio le dinamiche aziendali, per vivere l'azienda in maniera più diretta e più profonda.
Settori, Uffici, Persone, Ruoli, Competenze, Progetti in atto: è possibile collaborare a distanza e in tempo reale senza inviarsi centinaia di email, allegati o sms.
Ogni documento, nota, informativa, newsletter, comunicazione, discussione, file, immagine o presentazione rimangono all'interno della INTRANET e vengono archiviati strutturalmente, sono visibili solo dai partecipanti al proprio gruppo e possono essere ritrovati grazie ad un motore di ricerca interno.
Molti Responsabili Aziendali non sono contenti di come viene gestita la Comunicazione ed i Processi all'interno delle loro aziende, grazie agli strumenti di INTRANET è possibile comunicare in multicanalità e condividere con accessi differenziati qualsiasi documento come Project Plans, Files Excel e così via, dando la possibilità di modificarli o archiviarli senza perderne la tracciabilità delle diverse versioni.
I gruppi di lavoro che utilizzano una piattaforma INTRANET risolvono così molti dei quotidiani problemi di lavoro: vedono sempre la versione più aggiornata del documento, hanno a disposizione di funzionalità collaborative come la ricerca, la possibilità di linkare e catalogare i contenuti, di dialogare in chat, utilizzare strumenti di reportistica in real time e molto altro.
Il più grande vantaggio che un'unica piattaforma di lavoro, centralizzata e condivisa porta con sè è, che tutti possono tornare a vedere qual è lo stato dell'arte, se qualcuno ha nel frattempo modificato qualcosa, tutti saranno sicuri che colleghi e referenti saranno tutti allineati; l'informazione sarà persistente nel tempo, non verrà persa/eliminata, sarà tracciabile e facilmente ricercabile.